Como fazer reuniões mais produtivas. Conhece a regra das duas pizas?
Continue a leitura pois neste artigo pretendo desconstruir a ideia de que estar em reunião do dia inteiro ou saltar de reunião em reunião é produtivo.
Assim, tomo a liberdade de sugerir 6 dicas fáceis de implementar para tornar os tempos de reunião uma mais-valia.
Como fazer reuniões mais produtivas
Prepare-se convenientemente
A preparação é muito importante mas antes mesmo de pensar em agendar uma reunião pergunte-se se a pode substituir por um email ou telefonema.
Quando recebo um email a sugerir a marcação de uma reunião pergunto sempre se podemos, em alternativa, falar ao telefone.
É que percebi que as pessoas tendem a ser mais sucintas e diretas quando estão ao telefone, em comparação, por exemplo, com reuniões presenciais ou online.
Talvez tenha a ver com o facto de o telefone se associar a urgência, isto é, quando se tem pouco tempo é mais rápido telefonar, mas a verdade é que resulta.
Experimente este truque na próxima vez que lhe marcarem uma reunião e conte-me como correu!
No entanto, há reuniões que precisam mesmo de acontecer, e para que sejam produtivas de forma efetiva é essencial que se prepare.
Assim, mediante o assunto de reunião, quais são as pessoas que podem agregar valor? Que dados preciso para expor a situação? Qual é o desfecho ótimo que pretendo?
Estas são apenas algumas sugestões de perguntas que se deve colocar para preparar a reunião.
Comece pelo fim e defina um tempo limite para a reunião
Qual é o objetivo e quanto tempo vai demorar a reunião?
Estas são duas perguntas que devem ser respondidas de imediato.
O propósito da reunião tem de estar explícito desde o início para que os participantes saibam qual o resultado que se pretende e quanto tempo têm disponível para o discutir.
Por outro lado, o facto de haver um tempo limite para a reunião faz com que o grupo sinta a urgência do momento e as distrações ficam reduzidas ao mínimo.
Faça reuniões em pé
Esta técnica resulta sempre, mesmo em reuniões online, mas tem de experimentar para acreditar.
Novamente estamos a entrar no plano da urgência do momento, então, quando o grupo está de pé a tendência natural será para serem diretos e concisos nas intervenções.
E é exatamente isso que se pretende para tornar as reuniões mais produtivas.
Tome notas para reuniões mais produtivas
A melhor forma de aproveitar o feedback de toda a gente é tomar notas do que foi dito, por quem e em que data.
Qual foi o dia da reunião e quem participou? Que sugestões foram apresentadas? Que preocupações manifestaram os presentes? O que ficou decidido e quem ficou de fazer o quê?
Isto significa que não deve confiar na sua memória e colocar as informações relevantes num bloco de notas que poderá consultar mais tarde se necessário.
A regra das duas pizas
Jeff Bezos, fundador da Amazon, usa a regra das duas pizas como forma de tornar as suas reuniões mais produtivas.
Como? É simples, se duas pizas não são suficientes para alimentar os membros da reunião, então há pessoas a mais no grupo!
Quantos mais participantes houver, as probabilidade de dispersão do assunto principal explodem, o que resulta em reuniões menos proveitosas.
Além disso, enquanto mediador da reunião certifique-se de que toda a gente tem oportunidade de expressar a opinião e que ninguém se dispersa do assunto.
Se necessário relembre o motivo da reunião que foi expresso no início da reunião.
Follow up da reunião
Nem todas as reuniões precisam de follow up mas certifique-se que se alguém ficou de fazer alguma coisa, essa tarefa efetivamente chega a bom porto.
Por outro lado, é importante que confirme se precisa informar terceiros sobre as decisões da reunião.
Não me parece que nos dias que correm seja necessário fazer uma ata das reuniões, salvo em situações específicas.
No entanto, há uma boa prática que resulta e que não deixa ninguém desconfortável.
Assim, no final da reunião envie um email simples ao grupo com os tópicos abordados e o que ficou decidido.
Como posso ajudar a tornar as suas reuniões mais produtivas
Enquanto Assistente Virtual posso ajudá-lo a tornar as suas reuniões ainda mais produtivas.
Desde logo, não precisa de perder tempo a encontrar um horário que sirva ao grupo e agendar a reunião, pois eu o farei por si.
Depois, posso prestar apoio na criação de apresentações assim como reunir informações relevantes para a reunião.
Por fim, não tem de preocupar-se com o follow up da reunião uma vez que essa será uma tarefa minha!
Entretanto, se está a pensar contratar uma Assistente Virtual podemos conversar!
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