O que é o Multitasking? Se eu fizer muitas coisas ao mesmo tempo produzo mais? Esta é uma técnica de produtividade que devo incluir no meu dia a dia? As empresas e os negócios beneficiam deste tipo de comportamento?
A abordagem a este tema nem sempre foi a mesma, já que não há muito tempo a capacidade de um funcionário fazer várias coisas em simultâneo era valorizada.
Só que os estudos evoluíram e parece ser consensual neste momento a ideia de que temos mais a perder do que a ganhar com o multitasking.
Vamos explorar o assunto?
O que é o Multitasking nas empresas?
Antes de mais, o que é o multitasking?
O multitasking é a capacidade de fazermos várias coisas ao mesmo tempo, ou seja, termos a habilidade de realizar diferentes trabalhos em simultâneo.
Esta característica também é conhecida como multitarefa, isto é, desenvolver várias tarefas no mesmo espaço de tempo.
Nas empresas isto pode traduzir-se em funcionários com demasiadas solicitações e, em consequência, perda de competitividade.
Riscos da Multitarefa para a produtividade
Ter de atuar em várias frentes tem riscos associados, e no caso de funcionários em multitarefas, as consequências podem ser graves.
Desde logo, quando o contexto de trabalho é alterado o nosso cérebro precisa de algum tempo para se ajustar.
Isto significa que se estiver sempre a saltar de tarefa em tarefa, vai precisar de mais tempo para as resolver, em vez de ganhar tempo.
Por outro lado, a possibilidade de serem cometidos erros é maior. Lembre-se que o trabalho focado numa única tarefa permite uma certa automatização, que além de economizar tempo diminui a existência de erros.
Ou seja, do ponto de vista do negócio, está a perder dinheiro sempre que está em modo multitarefa.
Entrar em modo flow, em que o trabalho se desenrola sem se aperceber do tempo a passar deve ser o seu objetivo enquanto empreendedor. E para isso precisa de estar a trabalhar de forma focada por algum tempo seguido.
Dica: conheça esta técnica de gestão de tempo infalível!
Porque é que o Multitasking não funciona no longo termo
Quando analisamos o desempenho dos profissionais por longos períodos de tempo torna-se ainda mais evidente o facto de que fazer várias coisas ao mesmo tempo não é uma prática aceitável.
É que para além dos riscos já falados, devemos considerar o cansaço e a falta de especialização.
Ter de estar atento a vários processos é mentalmente desafiante, o que resulta em stress e fadiga no final do dia.
E o mesmo se aplica à abordagem pela rama dos assuntos, se estamos constantemente a saltar de tarefa em tarefa.
A trabalhar assim, nunca seremos especialistas em nada!
Como fazer uma coisa de cada vez
Aqui não há grande segredo, apenas precisa de disciplina para quando começar um assunto o levar até ao fim.
Por outras palavras, não deixe a meio uma tarefa para se dedicar a outra.
Tenha em mente que sempre que começa um novo assunto sem terminar o anterior, o resultado são dois assuntos a meio e nenhum resolvido.
Se ajudar, construa o hábito de manter uma lista com as tarefas do dia, ordenando-as por importância. Comece o dia pela tarefa mais importante, ou seja, o que lhe aporta mais valor e não passe para a tarefa seguinte sem a terminar.
Para que não fique refém da sua lista de afazeres, a seguir dou-lhe algumas dicas que resultam comigo:
- retire da lista tudo o que não for prioritário e aprenda a dizer não para novas solicitações do género;
- agrupe tarefas, por exemplo, responda a vários emails em seguida, faça os telefonemas ao mesmo tempo, emita várias faturas de uma vez;
- delegue numa Assistente Virtual as tarefas administrativas e rotineiras que lhe roubam tempo.
Faz sentido esta reflexão sobre os aspetos negativos do Multitasking nas empresas?
Lembre-se que está a perder dinheiro se não tem tempo para se dedicar de forma focada, por isso, está na altura de contratar uma Assistente Virtual!
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